各市、縣、區人民政府、地區行政公署,省人民政府各工作部門、各直屬機構:

　　現將《陜西省國家行政機關公文處理實施辦法》印發給你們,請結合實際,認真貫徹執行。

　　陜西省國家行政機關公文處理實施辦法

　　第一章總則

　　第一條為使我省國家行政機關(以下簡稱行政機關)的公文處理工作規范化、制度化、科學化,根據《國家行政機關公文處理辦法》制定本實施辦法。

　　第二條行政機關的公文(包括電報,下同),是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。

　　第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

　　第四條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。

　　第五條公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定,確保國家秘密的安全。

　　第六條各級行政機關的負責人應當高度重視公文處理工作,模范遵守本實施辦法并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。

　　第七條各級行政機關的辦公廳(室)是公文處理的管理部門,主管本機關的公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作。

　　第八條各級行政機關的辦公廳(室)應當設立文秘機構或配備專職人員負責公文處理工作。

　　第二章公文種類

　　第九條行政機關的公文種類主要有:(一)命令(令)

　　適用于縣級以上人民政府依照有關法律、法規公布規章和實施法律、法規、規章的行政措施;宣布施行重大強制性行政措施;嘉獎有關單位及人員。地方各級人民政府工作部門不使用此文種。(二)決定

　　適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關單位及人員,變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。(三)公告

　　適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。(四)通告

　　適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。(五)通知

　　適用于批轉下級機關的公文,轉發上級機關和不相隸屬機關的公文,印發本機關的重要規范性公文,傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項,任免人員。(六)通報

　　適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。(七)議案

　　適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。(八)報告

　　適用于向上級機關匯報工作,反映情況,答復上級機關的詢問。(九)請示

　　適用于向上級機關請求指示、批準。(十)批復

　　適用于答復下級機關的請示事項。(十一)意見

　　適用于對重要問題提出見解和處理辦法。(十二)函

　　適用于不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。(十三)會議紀要

　　適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

　　會議決定事項如涉及機構設置、人員編制、人員任免、經費劃撥以及政策性強、涉及面廣的重大事項等,應以其他文種專項行文。

　　第三章公文格式

　　第十條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關、印發日期和印刷數量等部分組成。

　　(一)涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限,其中“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。

　　(二)緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

　　(三)發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規范化簡稱;行政機關聯合行文,主辦機關排列在前。行政機關與同級或相應的黨的機關、軍隊機關、人民團體聯合行文,按照黨、政、軍、群的順序排列。

　　(四)發文字號應當包括機關代字、年份、序號。行政機關與行政機關聯合行文,標明主辦機關發文字號;與其他機關聯合行文,原則上應使用排列在前的機關的發文字號,也可以協商確定,但只能標明一個機關的發文字號。

　　行政機關應當確定本機關簡明、統一的機關代字,上行文的機關代字應報上級機關備案。

　　(五)上行文應當注明簽發人及所有會簽人姓名。其中“請示”應當在附注處注明聯系人(具體承辦人)的姓名和電話。

　　(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明發文機關和公文種類。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號,詞組、短語之間一般也不空格。

　　(七)主送機關指公文的主要受理機關,應當使用全稱或者規范化簡稱;普發的公文使用準確、統一的規范化統稱。

　　(八)公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。印發、批轉、轉發的公文,不應以附件說明。

　　(九)公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外,應當加蓋印章。聯合上報的公文,為簡化手續和提高效率,由主辦機關加蓋印章即可;聯合下發的公文,發文機關都應當加蓋印章。印章與正文最后一行應當保持規定的間距。當正文內容排完,所剩空間不能容下印章位置時,應通過調整行距、字距,使印章與正文同處一面,不得采取“此頁無正文”的做法。

　　(十)成文日期以負責人簽發的日期為準,聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。

　　(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項),應當在成文日期和印章之下、版記之上加圓括號標注。

　　(十二)公文應當按照主題詞表規定的標識規則和詞目標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。

　　(十三)抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。抄送機關標識應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

　　抄送機關名稱的排列順序應力求相對統一。

　　(十四)印發機關指公文處理管理部門,印發時間為公文送印日期。

　　(十五)公文文字從左至右橫寫、橫排,并使用規定的字號和字體。

　　第十一條公文中各組成部分的具體標識規則,按省政府辦公廳參照《國家行政機關公文格式》國家標準制作的公文格式執行。

　　第十二條公文用紙一般采用國際標準A4型(210mm×297mm),左側裝訂。張貼的公文用紙大小,根據實際需要確定。

　　第四章行文規則

　　第十三條行文應當確有必要,注重效用,從嚴控制發文數量。

　　第十四條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。因緊急、特殊情況必須越級請示和報告時,應說明情況并抄送被越過的上級機關。

　　“請示”和“報告”的行文程序為:

　　各設區市政府、地區行政公署,省政府各工作部門、各直屬機構,國務院各部門駐陜機構,可直接向省政府行文;

　　省政府各工作部門管理的機構和事業單位,應當向所屬上級行政機關行文;

　　各縣級政府,應當向所在的設區市政府、地區行政公署行文;

　　各市、縣、區政府、地區行政公署各工作部門,應當向本級政府和上級相關業務部門行文。

　　鄉、鎮政府,應當向縣、區政府和上級相關業務部門行文。

　　第十五條政府各工作部門(包括議事協調機構)依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文。如因特殊情況確需直接向下級政府行文的,應當報經本級政府批準,并在文中注明經政府同意;也可以報請本級政府批轉或由本級政府辦公廳(室)轉發。

　　工作部門內設機構除辦公室外,不得向本部門機關以外的其他機關(包括本系統)制發政策性和規范性文件,不得代替部門審批下達應當由部門審批下達的事項;與相應的其他機關進行工作聯系確需行文時,只能以函的形式行文。

　　第十六條同級政府、同級政府各工作部門、上級政府工作部門與下一級政府可以聯合行文;政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文;政府工作部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文;政府工作部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。

　　第十七條屬于部門職權范圍內的事務,應當由部門自行行文或聯合行文,不應報上級機關批轉。聯合行文應當明確主辦部門。

　　第十八條請求答復或批準的事項,如屬于主管部門職權范圍內的具體問題,應當直接報送主管部門處理。

　　第十九條部門之間對有關問題未經協商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上級機關應當責令糾正或撤銷。

　　第二十條向下級機關或者本系統的重要行文,應當同時抄送直接上級機關。

　　第二十一條“請示”應當一文一事;一般只寫一個主送機關,需要同時送其他機關的,應當用抄送形式,但不得抄送下級機關?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。

　　第二十二條除上級機關負責人直接交辦的事項外,不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

　　第二十三條受雙重領導的機關向上級機關行文,應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文,必要時應當抄送其另一上級機關。

　　第五章發文辦理

　　第二十四條發文辦理指以本機關名義制發公文的過程,包括草擬、審核、簽發、復核、編號登記、繕印、用印、發文登記、分發等程序。

　　第二十五條草擬公文應當做到:

　　(一)符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等,要切實可行并加以說明。

　　(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規范,標點正確,篇幅力求簡短。

　　(三)公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

　　(四)對涉及國家秘密的公文標注密級,如有具體保密期限要求的,應當標明保密期限。

　　(五)擬制緊急公文,應當體現緊急的原因,并根據實際需要確定緊急程度。

　　(六)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

　　(七)結構層次序數,第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。

　　(八)應當使用國家法定計量單位。

　　(九)文內使用非規范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

　　(十)公文中的數字,除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。

　　第二十六條擬制公文,對涉及其他部門職責范圍內的事項,主辦部門應當主動與有關部門協商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負責人應當出面協調,仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據,提出建設性意見,并與有關部門會簽后報請上級機關協調或裁定。

　　第二十七條公文送負責人簽發前,應當由辦公廳(室)進行審核。審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本實施辦法的規定等。

　　第二十八條以本機關名義制發的上行文,由機關的正職或者主持工作的負責人簽發;以本機關名義制發的下行文或平行文,由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。

　　依據會議決定或者辦理例行手續的下行文,經授權,可以由秘書長或辦公廳(室)主任簽發,但在審簽意見中應予說明。

　　聯合行文一般由主辦機關首先簽署意見,協辦單位依次會簽。一般不使用復印件會簽。

　　第二十九條公文正式印制前,文秘機構應當進行復核。復核的重點是:審批、簽發手續是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統一、規范等。

　　經復核需要對文稿進行實質性修改的,應按程序復審。

　　第三十條上行文一律交由上級機關辦公廳(室)按辦文程序處理,不得向上級機關負責人直接送文。

　　第三十一條各級行政機關應按上級機關規定的份數報送公文。對上報的各種簡報要經過嚴格篩選,一般不要逐期報送。

　　第六章收文辦理

　　第三十二條收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

　　第三十三條收到下級機關上報的需要辦理的公文,文秘機構應當進行審核。審核的重點是:是否應由本機關辦理;是否符合行文規則;內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定;涉及其他部門或地區職責的事項是否已協商、會簽;文種使用、公文格式是否規范。

　　第三十四條經審核,對符合本實施辦法規定的公文,文秘機構應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理,需要兩個以上部門辦理的,應當明確主辦部門。緊急公文,應當明確辦理時限。

　　第三十五條對不符合本實施辦法規定的公文有下列情況之一的,經辦公廳(室)負責人批準后,可以退回呈報單位并說明理由:

　　(一)請示內容不符合國家法律、法規規定,不符合黨和國家的方針、政策的;

　　(二)不符合行文規則的;

　　(三)涉及事項應由報文機關自行解決的;

　　(四)未經有關部門協商一致或雖經協商但沒有如實反映有關部門意見、不符合會簽程序的;

　　(五)應當由報文機關直接報送有關部門處理的;

　　(六)一文數事、多頭主報、不蓋公章的;

　　(七)“報告”夾帶請示事項的;

　　(八)上行文未按要求注明簽發人及聯系方式和聯系人的;

　　(九)有文種使用不當、主題詞標引不符合規范要求等問題的。

　　第三十六條承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理,確有困難的,應當及時予以說明。對不屬于本單位職責范圍或者不宜由本單位辦理的,應當及時退回交辦的文秘機構并說明理由。

　　第三十七條收到上級機關下發或交辦的公文,由文秘機構提出擬辦意見,送負責人批示后辦理。

　　第三十八條公文辦理中遇有涉及其他部門職責的事項,主辦部門應當主動與有關部門協商;如有分歧,主辦部門主要負責人要出面協調,如仍不能取得一致,可以報請上級機關協調或裁定。

　　第三十九條審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。

　　第四十條會議上收到的公文,除要求收回的文件外,收文者使用后應及時交文秘機構登記收存。

　　第四十一條對辦理機關負責人交辦事項的下級機關以機關名義上報機關負責人的“請示”、“意見”、“報告”,由文秘機構登記后再送交辦的機關負責人批示辦理。

　　機關負責人收到所交辦事項的行文,應在批示后交由辦公廳(室)登記存檔,需要轉有關部門的,用復制件。

　　第四十二條送負責人批示或者交有關部門辦理的公文,文秘機構要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。

　　第七章公文歸檔

　　第四十三條公文辦理完畢后,根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定,承辦人員應當將公文定稿、正本(含負責人講話稿和有關材料)及時整理(立卷)、歸檔。

　　個人不得保存應當歸檔的公文。

　　第四十四條歸檔范圍內的公文,應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本機關的主要工作情況,便于保管和利用。

　　第四十五條聯合辦理的公文,原件由主辦機關整理(立卷)、歸檔,其他機關保存復制件或其他形式的公文副本。

　　第四十六條本機關負責人兼任其他機關職務,在履行所兼職務職責過程中形成的公文,由其兼職機關整理(立卷)、歸檔。

　　第四十七條應按照分工負責的原則做好歸檔公文的收集、整理(立卷)、歸檔工作。

　　(一)各種公文定稿、正本,由行政機關辦公廳(室)文秘機構收集、整理;

　　(二)各種例會的會議紀錄、紀要等,包括原始紀錄及有關材料,由承辦機構或承辦人收集、整理;

　　(三)以行政機關名義召開的工作會議等會議形成的公文、負責人講話定稿、正本及有關材料(包括錄音、錄像等資料),由會議有關工作人員負責收集、整理;

　　(四)行政機關負責人外出參加會議收到的應歸檔的公文等材料,使用后交本機關檔案工作機構(人員)整理;

　　(五)有關重要會議、重大活動的文稿、資料,必要時可由行政機關檔案工作機構(人員)現場及時收集;

　　(六)每年5月底前,須將上年度應整理(立卷)、歸檔的公文向檔案工作機構移交并辦理交接手續。

　　第四十八條歸檔范圍內的公文應當確定保管期限,按照有關規定定期向檔案部門移交。

　　第四十九條擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

　　第八章公文管理

　　第五十條公文由文秘機構或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

　　第五十一條文秘機構負責本機關公文處理有關制度的建設工作,針對公文處理工作中存在的問題,提出加強和改進意見。

　　第五十二條上級機關的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,下一級機關經負責人或者辦公廳(室)主任批準,可以翻印。翻印時,應當注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。

　　第五十三條公開發布行政機關公文,必須經發文機關秘書長或辦公廳(室)主任批準。經批準公開發布的公文,同發文機關正式印發的公文具有同等效力。

　　第五十四條公文復印件作為正式公文使用時,應當加蓋復印機關印章。

　　第五十五條公文被撤銷,視作自始不產生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產生效力。

　　第五十六條不具備歸檔和存查價值的公文,經過鑒別并經辦公廳(室)負責人批準,可以銷毀。

　　第五十七條銷毀秘密公文應當到指定場所由2人以上監銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文(含密碼電報)應當進行登記。

　　第五十八條機關合并時,全部公文應當隨之合并管理。機關撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規定移交檔案部門。

　　工作人員調離工作崗位時,須將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

　　第五十九條密碼電報的使用和管理,按照有關規定執行。

　　第九章附則

　　第六十條地方性法規草案、規章一類公文,依照有關規定處理。外事方面的公文,按照外交部的有關規定處理。

　　第六十一條關于“意見”文種的使用?！耙庖姟笨梢杂糜谏闲形摹⑾滦形暮推叫形?。作為上行文,應按請示性公文的程序和要求及本實施辦法第二十六條的規定辦理。上級機關應對下級機關報送的“意見”作出處理或給予答復。作為下行文,文中對貫徹執行有明確要求的,下級機關應遵照執行;無明確要求的,下級機關可參照執行。作為平行文,提出的意見供對方參考。

　　第六十二條關于“函”的效力?！昂弊鳛橹饕姆N之一,與使用其他主要文種的公文具有同樣的法定效力。

　　第六十三條關于“函的形式”?！昂男问健笔侵腹母袷街袇^別于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文應注意選擇使用與行文方向一致、與公文內容相符的文種。

　　第六十四條關于“命令”、“決定”和“通報”3個文種用于獎勵時如何區分的問題。各級行政機關應當依據法律、法規的規定和職責,根據獎勵的性質、種類、級別、公示范圍等情況,選擇使用相應的文種。

　　第六十五條關于對未標明保密期限的涉及國家秘密公文的保密期限認定問題。根據《國家秘密保密期限的規定》,凡未標明或者未通知保密期限的國家秘密事項,其保密期限按絕密級事項30年、機密級事項20年、秘密級事項10年認定。

　　第六十六條關于發文機關標識所用字號和字體問題。字體用仿宋體。字號由發文機關按照醒目、美觀的原則酌定,但一般應小于21mm×14mm(高×寬)。

　　第六十七條公文處理中涉及電子文件的有關規定另行制定。統一規定發布之前,各級行政機關可以制定本機關或者本地區、本系統的試行規定。

　　第六十八條各級行政機關的辦公廳(室)對上級機關和本機關下發公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查并建立督查制度。有關規定另行制定。

　　第六十九條本實施辦法自發布之日起施行。1996年5月8日省政府辦公廳發布施行的《陜西省國家行政機關公文處理實施細則》同時廢止?！铼?br/>